En ocasiones es necesario un documento legal que ayude a garantizar el cumplimiento de una obligación. En ese sentido las pólizas notariales tienen privilegios especiales a la hora de exigir judicialmente el cumplimiento de lo pactado.
En la Notaría Farres ponemos a disposición de todos nuestros clientes las mejores condiciones en este tipo de pólizas. Para prestar el mejor servicio, estudiamos cada caso de forma personalizada, y brindamos un asesoramiento profesional y efectivo.
¿Qué es una póliza?
Son documentos de contenido exclusivamente mercantil que por lo general solo se aplican en el ámbito de comercio, en operaciones comerciales u otras directamente relacionadas. Este instrumento, generalmente se redacta de forma unilateral por una de las partes contratante como una entidad de crédito o un banco.
En realidad, una póliza no tiene que realizarse notarialmente; sin embargo, si no se hace de esa forma, la misma carece de los beneficios y privilegios que conlleva la actuación notarial. Esto es especialmente útil al momento de reclamar judicialmente el incumplimiento de lo acordado. Por lo anterior, en préstamos de poca cuantía, es común que los bancos no pidan la intervención notarial.
Un beneficio que se puede notar fácilmente en este tipo de pólizas, es que la misma se conserva en poder del notario, quien tiene la obligación de custodiarla.
Requisitos comunes en los actos y contratos que habitualmente se documentan en pólizas
Este tipo de documentos, generalmente tienen tres requisitos en común:
El primero es que deben ser actos y contratos de carácter mercantil y financiero. Además de ser propios del tráfico habitual y ordinario de al menos uno de sus otorgantes. Por último y quizás más importante es que no debe tener objeto inmobiliario.
De lo anterior podemos entender que el ámbito de acción de las pólizas se reduce a actos y documentos bancarios como préstamos, créditos, descuentos, afianzamientos o avales, constituciones de contragarantías, constituciones de prendas. Además de hipotecas navales, arrendamientos financieros, cesiones de créditos o derechos, contratos de transporte, contratos de seguro, letras de cambio o pagarés, etc.
¿Qué debe incluir una póliza?
Como en cualquier documento legal, existe una serie de datos que se deberá incluir para que la misma sea válida.
Para empezar, el documento debe contener el lugar y fecha, la identificación del notario (su nombre, apellidos, residencia y Colegio), así como las oportunas indicaciones de sustitución, habilitación, etc. Por otro lado, debe contener tanto el nombre y apellidos o la denominación de los contratantes o intervinientes como sus respectivos domicilios.
De igual forma, deberá incluir la calificación del acto o contrato con el nombre conocido que tenga en derecho o le atribuyan los usos mercantiles; el contenido del acto o negocio jurídico y la conformidad y aprobación de los otorgantes al contenido de la póliza tal como aparece redactada, y sus firmas.
Es importante que el documento final circunscriba el número total de hojas, incluidos los anexos, que componen el texto contractual.
Este tipo de instrumento legal, se concibe como documento único y no es posible hacer varios originales.
Aportes del notario
Incluso antes de la firma del documento, el notario prestará siempre de forma imparcial su asesoría y conocimientos. Una parte fundamental de su trabajo es informar a una de las partes respecto de las cláusulas propuestas por la otra. Además, deberá comprobar que no contienen condiciones generales declaradas nulas por sentencia firme e inscrita en el Registro de Condiciones Generales y prestará asistencia especial al otorgante necesitado de ella.
Asimismo, velará por el respeto de los derechos básicos de los consumidores y usuarios. De igual forma, advertirá a las partes de la aplicación de la ley, tanto en sus aspectos generales como en cada caso concreto.
Por otro lado, los notarios tienen la responsabilidad del control de legalidad y la dación de fe. En tal sentido, deben verificar la identificación de los contratantes y la reseña de las circunstancias que estos presenten. También deben constatar la capacidad de juicio de los otorgantes para el acto y, de ser necesario, que los poderes relacionados son suficientes para el acto o contrato intervenido.
De igual forma, es su responsabilidad validar que la calificación del acto o contrato es la que figura en el mismo, con el nombre conocido que tenga en derecho (salvo que no tuviera denominación especial). Asimismo, deberán asegurarse de que el contenido del negocio jurídico de que se trate se realiza de acuerdo con las declaraciones de voluntad de los intervinientes.
Por último, deberá garantizar tanto la conformidad como la aprobación del contenido de la póliza tal como aparece redactada.
Llegados a este punto es importante tomar en cuenta que la póliza ha de firmarse siempre en presencia del notario en la misma fecha de la intervención.
Durante el acto notarial
En ocasiones es posible que se permita la no presencia de alguno de los representantes de entidades financieras. Sin embargo, en tales circunstancias ha de tratarse de operaciones propias de su tráfico ordinario, y el notario deberá asegurarse, (previo a la intervención), de la legitimidad de las firmas, y de la suficiencia de los poderes de tales representantes.
Al momento de plasmar las rúbricas, los otorgantes firman al final del texto contractual, permitiéndose la firma una sola vez y al final del documento.
¿Las pólizas requieren unidad del acto?
Este tipo de actos no requieren la unidad del mismo, es decir que son posibles los otorgamientos sucesivos. Sin embargo, se deben cumplir los siguientes términos:
En cada uno de los otorgamientos sucesivos, el notario, bajo la rúbrica “con mi intervención”, indicará el nombre del otorgante, fecha del otorgamiento (además de cualquier otra circunstancia que considere necesario) y firmará y sellará.
Se debe considerar que, en los otorgamientos sucesivos, la incorporación al protocolo o al libro registro se producirá solo con la primera intervención del notario.
Al menos que se indique lo contrario, se mantiene el plazo de dos meses para el cierre de la póliza. Una vez transcurrido ese tiempo, si no ha sido firmada por todos los otorgantes, el notario no la podrá intervenir y será necesario realizar una nueva póliza.
Una ventaja de firmar las pólizas ante notario, es que las mismas gozan de fe pública, por lo que su contenido se supondrá veraz e íntegro de acuerdo con lo dispuesto en la Ley. Estos efectos legales solo podrán ser negados o desvirtuados por los Jueces o por las administraciones y funcionarios públicos en el ejercicio de sus competencias.
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